DokumentyW celu zapewnienia sprawnej realizacji czynności notarialnych, niezbędny jest bezpośredni kontakt z kancelarią – gdyż w zależności od konkretnie dokonywanej czynności oraz jej przedmiotu, potrzebne mogą być dodatkowe dokumenty.
Przedkładane dokumenty powinny być aktualne i oryginalne.
Strony czynności cywilnoprawnych okazują dowód osobisty lub paszport, a ponadto składają ustne oświadczenie na temat swojego stanu cywilnego i zawartych umów majątkowych małżeńskich.
Gdy stroną czynności jest osoba prawna, konieczne jest ponadto przedłożenie: danych przedstawicieli, odpisu z KRS, statutu (umowy założycielskiej) oraz zgody (uchwały) na dokonanie konkretnej czynności prawnej, wymaganej przepisami prawa lub umową założycielską (aktem założycielskim, statutem).
Dokumenty wymagane do sporządzenia umów przeniesienia własności nieruchomości
(darowizna, sprzedaż, dożywocie, dział spadku, zniesienie współwłasności, zamiana, itp.):
|
DOKUMENTY
|
URZĄD
|
|
odpis z księgi wieczystej,
dokument będący podstawą nabycia nieruchomości przez obecnego zbywcę (akt notarialny, postanowienie Sądu, akt własności ziemi, akt poświadczenia dziedziczenia, przydział)
|
Sąd
|
|
wypis z rejestru gruntów (rejestru lub kartoteki budynków, lokali)
|
Starostwo
|
|
zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (lub o braku takiego planu)
|
Urząd Gminy
|
Ewentualnie dodatkowe dokumenty (w zależności od sprawy):
|
jeżeli zbywane są prawa do spadku lub nieruchomości uzyskane tytułem: dziedziczenia, zapisu, polecenia, zachowku, darowizny, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności – zaświadczenie o zapłaceniu podatku od spadków i darowizn lub wygaśnięciu zobowiązania podatkowego lub o zwolnieniu nabycia od podatku (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn)
|
Urząd Skarbowy |
|
gdy umowa nie dotyczy wszystkich działek z księgi wieczystej – wyrys z mapy ewidencyjnej lub mapa z projektem podziału (PODG-K)
|
Starostwo
|
|
w przypadku podziału działki — mapa z projektem podziału oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca ten projekt, z adnotacją PODG-K,
w przypadku innych zmian geodezyjnych — wykaz zmian gruntowych
|
Geodeta
Urząd Gminy (Miasta)
|
|
w przypadku ustanowienia służebności gruntowej – mapa z projektem przebiegu planowanej służebności, z adnotacją PODG-K
|
Geodeta
|
|
w przypadku konieczności wykazania pokrewieństwa — odpisy aktów stanu cywilnego (akty: urodzenia, małżeństwa, zgonu)
|
Urząd Stanu Cywilnego
|
|
w przypadku osób prawnych — dane przedstawicieli, odpis z KRS, statut (umowa założycielska) oraz zgoda (uchwała) na dokonanie czynności prawnej, wymagana prawem lub umową (statutem)
|
Sąd
(KRS)
|
|
przy prawach spółdzielczych — zaświadczenia: że zbywcy przysługuje prawo będące przedmiotem umowy oraz dotyczące rodzaju lokalu
|
Spółdzielnia Mieszkaniowa
|
|
na życzenie nabywcy — zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany; zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych; dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu
|
Urząd Gminy (Miasta)
|
Dokumenty niezbędne do innych czynności notarialnych:
Poświadczenie dziedziczenia
1. odpis aktu zgonu,
2. testament (o ile spadkodawca go sporządził),
3. zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego,
4. odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy i testamentu (akty urodzenia, akty małżeństwa),
5. dane dotyczące nieruchomości stanowiących własność zmarłego.
Uwaga: Poświadczenie dziedziczenia dotyczy spadków otwartych po dniu 1 lipca 1984 roku.
Podczas czynności konieczna jest obecność i zgodne oświadczenia wszystkich osób powołanych do dziedziczenia z ustawy i na podstawie testamentu (jeżeli został sporządzony).
Podczas czynności konieczna jest obecność i zgodne oświadczenia wszystkich osób powołanych do dziedziczenia z ustawy i na podstawie testamentu (jeżeli został sporządzony).
Testament
1. dane osobowe sporządzającego testament i osoby powoływanej do spadku,
2. ewentualne inne postanowienia zawarte w testamencie (zapis, polecenie).
Umowa majątkowa małżeńska (intercyza)
1. odpis skrócony aktu małżeństwa,
2. rodzaj, warunki i zakres umowy.
1. odpis skrócony aktu małżeństwa,
2. rodzaj, warunki i zakres umowy.
Umowny podział majątku
1. podstawa wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej (umowa majątkowa małżeńska, wyrok sądu) albo wyrok rozwodowy,
2. podstawa nabycia i inne dokumenty, dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych wchodzących w skład dzielonego majątku.
Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości
1. dane osobowe mocodawcy i pełnomocnika,
2. opis nieruchomości lub odpis z księgi wieczystej.
Ustanowienie odrębnej własności lokalu oraz umowy deweloperskie
1. inwentaryzacja architektoniczno - budowlana (projekt wyodrębnienia lokalu),
2. zaświadczenie Starosty, że lokal odpowiada wymogom art. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali, tzn. stanowi samodzielny lokal.
Umowy/akty założycielskie Spółek i innych osób prawnych
1. dane osobowe założycieli,
2. firma spółki (osoby prawnej),
3. podstawowe założenia umowy lub statutu.
Protokoły Spółek i innych osób prawnych oraz wspólnot mieszkaniowych
1. dane rejestrowe (odpis z rejestru/numer rejestru),
2. porządek obrad i projekty uchwał.